RH-POL-07 Política criterios de aplicación de incidencias

Política criterios de aplicación de incidencias

Esta política es necesaria para asegurar pagos correctos, procesos consistentes, equidad, cumplimiento legal, buena experiencia del colaborador y mejora continua. Es una herramienta de control y de confianza: protege a la empresa y, sobre todo, a su gente. Esta guía debe ser leída por los jefes directos de personal operativos, en caso de dudas de su aplicación, contacta al área de HR.

Consideraciones generales

Asegura pagos correctos y a tiempo: La nómina es la obligación más básica de la empresa con su gente. Una política de incidencias establece qué hacer, quién lo hace y en qué plazo cuando ocurre un error (faltas, bonos no cargados, horas extra, bajas, incapacidades, etc.). Esto reduce retrasos y evita pagos incompletos o indebidos.
Define un proceso claro y evita la improvisación: Las incidencias pueden venir de distintas fuentes (jefaturas, operación, HR, finanzas, sistemas). No depende de quien la ejecuta ni de criterios personales.
La política crea un flujo estándar:
- cómo se reporta una incidencia,
- qué evidencia se requiere,
- quién valida,
- quién autoriza,
- en qué ventana de tiempo entra a nómina.
Protege la equidad entre colaboradores: Una política asegura trato consistente y transparente, lo que fortalece la percepción de justicia interna con reglas iguales para todos.
Reduce riesgos legales y de cumplimiento: La política ayuda a mantener trazabilidad y control documental, clave ante auditorías o reclamaciones. También define límites: qué ajustes proceden, cuáles no y en qué condiciones.
Mejora la comunicación y la experiencia del empleado: Se puede comunicar un compromiso realista de tiempos de respuesta y canales, evitando frustración, rumores y desgaste.
Permite medir y prevenir errores recurrentes: Al obligar a registrar incidencias con categorías, fechas y causas, la política convierte problemas individuales en datos analizables. Eso permite identificar patrones (por ejemplo: fallas de captura en un área, errores de reloj checador, confusiones en comisiones) y corregir de raíz.

Principios de la política

Confidencialidad de la información trabajada de la prenomina, al trabajar con esta información es posible que tengamos accesos a información como bonos, incidencias y permisos de personal operativos de todo Birdman, sin embargo, estos temas deben de ser de carácter confidencial, incluso para personas con el mismo sueldo.
Transparencia al momento de reportar datos, información o situaciones del tipo laboral que pueden ocurrir durante los periodos establecidos.
Seguir el proceso: dentro del presente documento se presentan los paso, formatos y documentos necesarios para el correcto y completo registro de incidencias, estos son indispensables para su funcionamiento y correcto registro.
Seguir el principio de equidad aplicando criterios iguales para todas las personas.
Registro con detalle de la información solicitada, incluso cuando dentro del proceso se necesite detalle adicional, justificación o información complementaria.
No se aplicará ninguna retroactividad o ajustes sin aprobaciones formales.

Aplicabilidad

Personas colaboradoras (empleados) bajo cualquier esquema de contratación que reciba pago vía nómina.
Personas en todos los encuadres como BC, SUP o WC
Líderes de equipo, jefaturas, HR/People, Finanzas/Nómina y cualquier área que capture o autorice incidencias.
Incidencias que impacten percepciones (bonos, comisiones, horas extra) o deducciones (faltas, préstamos, ajustes).

Definiciones base

Incidencia de nómina: evento o novedad que modifica el pago de una persona en un periodo determinado.
Periodo de nómina: intervalo oficial de pago (quincenal o semanal).
Fecha de corte: último día/hora para recibir incidencias que entren al periodo en curso.
Evidencia: documento o registro válido que respalda la incidencia (reloj checador, correo de autorización, formato firmado, incapacidad IMSS, etc.).

Roles y responsabilidades

Colaborador

Registrar las incidencias en las herramientas designadas por la compañía (relojes checadores, sistema de vacaciones, etc.)
Reportar con su supervisor cualquier incidencia detectada en su pago.
Entregar evidencia cuando aplique.
Notificar cualquier discrepancia los siguientes 5 días hábiles después de recibirlo.

Supervisor o jefe directo

Capturar incidencias de su equipo dentro del plazo en las herramientas designadas por la compañía (relojes checadores, sistema de vacaciones, etc.)
Validar la veracidad y adjuntar evidencia.
Aprobar incidencias económicas variables conforme a presupuesto.
Notificar cualquier discrepancia los siguientes 5 días hábiles.

Recursos Humanos / People

Revisar consistencia con políticas laborales.
Validar movimientos (altas, bajas, cambios salario).
Intervenir en aclaraciones con personas colaboradoras.

Nóminas / Finanzas

Recibir incidencias, verificar evidencia y autorizaciones.
Procesar las incidencias en sistema de nómina.
Ejecutar pagos correctivos si procede.
Generar reportes y métricas.

Dirección Finanzas

Autorizar excepciones, retroactivos y pagos extraordinarios.
Validar impactos presupuestales relevantes.

Criterios de evidencia válida

Asistencia/tiempo: reloj checador, bitácora firmada, autorización por correo.
Vacaciones/permisos: solicitud aprobada en sistema/ correo formal.
Horas extra: reloj checador con aprobación del jefe inmediato / formato autorizado de plan de tiempo extra y validado contra operación.
Incapacidades: certificado oficial IMSS.
Bonos/comisiones: política vigente, metas verificables.
Descuentos: carta de aceptación o contrato de préstamo.
Sin evidencia, la incidencia no procede.

Aclaraciones

Plazo para reportar

La persona colaboradora tiene hasta 5 días hábiles posteriores al pago para reportar diferencias.

Plazo de resolución

Nóminas debe responder en máximo 5 días hábiles con:
validación del caso
resolución
fecha de corrección

Canales oficiales

Correo RH/Nómina directamente o a través del jefe directo
Formulario o sistema de tickets
No se aceptan aclaraciones por canales informales (ejemplo WhatsApp o verbalmente).

Calendario de Nomina

El equipo de nominas en conjunto con el equipo de RH definen un calendario de nómina anual, en donde se establecen las fechas oficiales y reglas de tiempo para la captura, validación, cierre, pago y aclaración de incidencias de nómina, asegurando pagos correctos, oportunos y trazables.

El calendario se crea en borrador en diciembre del año anterior y se ejecuta en el año de nomina.

Tipos de Incidencias

Tipo	Subtipo	BC	SUP	WC
Asistencia/Tiempo	1. Faltas injustificadas	✓	✓	✓
	2. Faltas justificadas	✓	✓	✓
	3. Retardos	✓	✓	×
	4. Permisos (tiempo)	✓	✓	✓
	5. Permisos sin goce de sueldo	✓	✓	✓
	6. Vacaciones	✓	✓	✓
	7. Días económicos (Permisos con goce de sueldo)	✓	✓	✓
	8. Horas extra	✓	✓	×
	9. Festivo Laborado	✓	✓	×
	10. Domingo Laborado	✓	✓	×
Movimientos Laborales	11. Altas	✓	✓	✓
	12. Bajas	✓	✓	✓
	13. Incapacidades (Riesgo de Trabajo y Enfermedad General)	✓	✓	✓
	14. Licencias Maternidad/Paternidad	✓	✓	✓
	15. Ajustes Salariales	✓	✓	✓
	16. Cambios de puesto	✓	✓	✓
Bonos Variables	17. Bono de Puntualidad y Asistencia	✓	✓	×
	18. Bono de Productividad	✓	✓	×
	19. Bono de Permanencia	✓	✓	×
	20. Bono de Aniversario	✓	✓	×
	21. Comisiones	×	×	✓
	22. Bono de Performance Review	×	×	✓
	23. Otros Incentivos Variables o Discrecionales (Referidos,	✓	✓	✓
Deducciones	24. Infonavit/Fonacot	✓	✓	✓
	25. Descuentos por pensión alimenticia	✓	✓	✓
	26. Descuento por demanda comercial	✓	✓	✓
	27. Préstamos Personales	✓	✓	✓
	28. Descuento por beneficios	✓	✓	✓
	29. Ajuste por pagos indebidos o en exceso	✓	✓	✓
	30. Descuento por daños o faltantes	✓	✓	✓

Definiciones y detalle de aplicación de Incidencias

Asistencia / Tiempo

1. Faltas injustificadas

Ausencia total de la persona colaboradora durante su jornada sin autorización ni evidencia válida.

Aplicación en nómina

Es la clasificación por defecto de toda falta o inasistencia.
Son todas aquellas faltas cuando el personal no asiste a laborar sin importar si se notifica o avisa a su jefe directo.
Impactan negativamente la elegibilidad de los bonos de Puntualidad y Asistencia, y Productividad, así como bonos especiales.
Faltas injustificadas son acreedoras a sanciones administrativas de acuerdo con nuestro reglamento interno.

Herramienta de registro

El reloj checador será la herramienta para capturar los registros de entrada y salida, así como las ausencias, si una persona se presenta a laborar y no registra correctamente su entrada y salida se considerará como falta.

2. Faltas justificadas

Ausencia total de la persona colaboradora con motivo aceptado por la empresa y respaldado por evidencia válida.

Aplicación en nómina

Accidentes o Emergencias médicas que pongan el riesgo la vida del empleado (1 día). No se considera emergencia médica cualquier malestar general que no requiera atención médica inmediata, como dolor de estómago leve o moderado, diarrea sin deshidratación, gripe leve, dolor de cabeza, vómito aislado o síntomas similares que puedan ser atendidos de forma ambulatoria.
Fallecimiento de familiar directo - esposo, esposa, hijos, hijas, hermanos, hermana, padres o madres - (5 días)
Compromisos o tramites directamente relacionados y solicitados por la empresa como por ejemplo visa para viaje de trabajo, trámites legales ante el SAT, o ante IMSS. (1 día)
No genera descuento al salario base si la justificación procede
Las faltas justificadas no impactan negativamente la elegibilidad al bono de Puntualidad y Asistencia, Productividad y Bonos Especiales.

Herramienta de registro

Todo permiso con goce deberá ser justificado con un documento legal que corrobore dicha situación.
Para que la falta justificada cuente como tal, se tendrá que compartir documentación en físico al jefe inmediato que compruebe dicho evento, en un lapso no mayor a 48 horas, de lo contrario se tomara como falta injustificada.
Todo permiso con goce deberá ser registrado en el registro de incidencias por parte del jefe directo y compartirla vía correo electrónico a HR y Nóminas.

3. Retardos

Registro de entrada posterior al horario oficial de inicio de jornada, conforme a lo establecido en el reglamento interior de trabajo.

Aplicación en nómina

Se considera una tolerancia de 10 minutos
Si el retraso corresponde a un problema con el proveedor de transporte de personal, este no afectara negativamente al empleado en la elegibilidad para bono de puntualidad y asistencia ni productividad.
Todo retardo debido a condiciones excepcionales de clima adverso, marchas o afectaciones generales en las vialidades (no tráfico usual) se podrá revisar caso por caso.
Un retardo en un periodo de 30 días impacta negativamente la elegibilidad al bono de Puntualidad y Asistencia, pero no el bono de Productividad. La sanción se aplicará en el mes en el que se cumpla la regla.
Dos o más retardos en un periodo de 30 días impactan negativamente la elegibilidad al bono de Puntualidad y Asistencia, así como el bono de Productividad. La sanción se aplicará en el mes en el que se cumpla la regla.
Dos o más retardos en un periodo de 30 días serán acreedores a una sanción administrativa con un día de suspensión sin goce de sueldo.

Herramienta de registro

Todo retardo es registrado en el reloj checador, si una persona se presenta a laborar con retardo y no se recibe ninguna evidencia en 48hrs se contabilizará como retardo.

4. Permisos (tiempo)

Autorización otorgada ausentarse parcialmente de su jornada laboral, con goce de sueldo, conforme a lo establecido en el reglamento interior de trabajo y políticas internas.

Aplicación en nómina

Los permisos deberán ser solicitados y aprobados previo a su uso, salvo casos de emergencia debidamente justificados.
Todo permiso deberá estar respaldado por justificación válida y evidencia documental cuando aplique (por ejemplo, constancia médica, citatorio oficial o documento legal).
Los permisos no afectan la elegibilidad de bonos de Puntualidad y Asistencia ni Productividad u otros bonos ligados a asistencia, salvo que la política de bonos especiales indique explícitamente lo contrario.
Permisos recurrentes o fuera de política podrán revisarse caso por caso por HR y la jefatura directa, pudiendo ser rechazados si no cumplen criterios.

Herramienta de registro

La jefatura directa deberá notificar y compartir la incidencia a HR vía correo electrónico dentro de las fechas de corte establecidas.
Si la persona colaboradora se ausenta sin permiso registrado y sin evidencia entregada en un máximo de 48 hrs., el evento se contabilizará como retardo, impactará negativamente en bonos de puntualidad y asistencia, así como productividad y será acreedora a dos días de suspensión sin goce de sueldo como abandono de trabajo.

5. Permisos sin goce de sueldo

Autorización para ausentarse total de la jornada sin derecho a salario por el tiempo autorizado.

Aplicación en nómina

Son aquellas faltas donde el empleado notifica su falta con antelación al inicio de su jornada de trabajo.
El empleado comprueba de manera documental y legitima el justificante en físico que compruebe dicho evento en un lapso no mayor a 24 horas, considerando los siguientes motivos:
Enfermedad General: Distinta a lo descrito en la sección de falta justificada.
Cuando por tema de salud esta comprometa la calidad o inocuidad del producto (1 día), a consideración del jefe inmediato.
Emergencias Familiares: Se considera emergencia familiar cualquier situación súbita, inesperada y de carácter crítico que afecte a un familiar directo y que requiera la presencia inmediata del empleado para salvaguardar la integridad, salud o seguridad de dicho familiar.
Situaciones Legales como juicios, citatorios, etc.
Los Permisos sin Goce de Sueldo no impactan negativamente la elegibilidad al bono de Puntualidad y Asistencia y bono de Productividad, así como bonos especiales.
Los permisos sin goce no pueden ser acumulados 2 consecutivos en un periodo de 30 días, máximo 3 en un periodo de 30 días no consecutivos.
Los Permisos sin Goce de Sueldo no son acreedoras a sanciones administrativas.

Herramienta de registro

El reloj checador será la herramienta para capturar los registros de entrada y salida, así como las ausencias.
Todo permiso sin goce deberá ser registrado en el registro de incidencias por parte del jefe directo y compartirla vía correo electrónico a HR y Nóminas.

6. Vacaciones

Días de descanso pagados a los que la persona colaboradora tiene derecho, solicitados y aprobados en el sistema oficial.

Aplicación en nómina

Se pagan como vacaciones. Se registran por fechas de inicio/fin con aprobación de jefatura/HR.
Requiere solicitud por adelantado (planeado) del jefe directo y de acuerdo con la política vigente.
Las vacaciones no impactan negativamente la elegibilidad en Bonos Variables.
Herramienta de registro
El portal de vacaciones vigente será la herramienta para registrar las vacaciones, mismas que estarán sujetas a la aprobación del jefe inmediato.

7. Días económicos (Permisos con goce de sueldo)

Permisos autorizados por política interna para ausentarse sin afectación salarial, usualmente por motivos personales y dentro de un límite establecido.

Aplicación en nómina

Se consideran Permisos con Goce de Sueldo. Deben registrarse con fecha y autorización correspondiente.

Herramienta de registro

El portal de vacaciones vigente será la herramienta para registrar los días económicos, mismos que estarán sujetos a la aprobación del jefe inmediato.

8. Horas extra

Tiempo laborado fuera de la jornada ordinaria, con autorización previa y evidencia verificable. El tiempo extra puede ser planeado o extraordinario.

Aplicación en nómina

El tiempo extra planeado requiere solicitud por adelantado (planeado) del jefe directo y aprobado por jefatura del área.
El tiempo extra extraordinario (no planeado) solo puede ser aprobado por el director de operaciones.
Para solicitar TE de uno o más integrantes de su equipo, cada jefe de área debe realizar la solicitud anticipada en el portal de Airtable.
Pago conforme a ley y política interna (dobles/triples según límites). Requiere autorización y soporte de reloj/bitácora.

Herramienta de registro

El reloj checador será la herramienta para capturar los registros de entrada y salida, así como las horas extra.

9. Festivo laborado

Jornada trabajada en un día considerado festivo oficial conforme a la ley o calendario interno.

Aplicación en nómina

Todos los Festivos Laborados deberán ser solicitados y aprobados previamente.
Laborar en Días Festivos debería ser considerado como una excepción indispensable para los logros de objetivos del negocio, no debe considerarse como algo cotidiano o común.
El trabajar en Festivos Laborados es independiente la elegibilidad al bono de Puntualidad y Asistencia y Productividad, es decir, no por laborar en un domingo y faltar injustificadamente en otro día hábil permitirá a un empleado cobrar un bono por puntualidad y asistencia o productividad.

Herramienta de registro

El reloj checador será la herramienta para capturar los registros de entrada y salida en un día festivo.
El calendario oficial anual tendrá las fechas de descanso tanto fechas legales, así como fechas de descanso adicionales (ejemplo fiesta de fin de año, semana santa, etc.)

10. Domingo laborado

Jornada realizada en domingo cuando es día de descanso semanal o turno extraordinario.

Aplicación en nómina

Laborar es Domingo debería ser considerado como una excepción indispensable para los logros de objetivos del negocio, no debe considerarse como algo cotidiano o común.
El trabajar en Domingo es independiente la elegibilidad al bono de Puntualidad y Asistencia y Productividad, es decir, no por laborar en un domingo y faltar injustificadamente en otro día hábil permitirá a un empleado cobrar un bono por puntualidad y asistencia o productividad.
Pago adicional y/o prima dominical según ley y política interna. Debe registrarse con evidencia de asistencia y autorización del turno.

Herramienta de registro

El reloj checador será la herramienta para capturar los registros de entrada y salida en domingo.

Movimientos laborales

11. Altas

Ingreso formal de una persona colaboradora a la empresa, con fecha de inicio laboral validada y autorizada por HR y Nominas, cumpliendo con los requisitos de documentación y contratación establecidos.

Aplicación en nómina

El pago se calculará de manera proporcional a partir de la fecha efectiva de ingreso registrada.
La persona colaboradora será dada de alta en los sistemas oficiales de nómina, IMSS y ERP, con el salario, puesto, centro de costos y tipo de contrato previamente autorizados por HR y Nominas.
Cualquier variación en la fecha de ingreso o condiciones deberá ser reportada y validada antes del cierre de nómina del periodo correspondiente.

Herramienta de registro

Es responsabilidad de la persona colaboradora subir su documentación completa, correcta y legible en la plataforma designada y compartida por HR.
La fecha de ingreso no podrá activarse en nómina /IMSS hasta que toda la documentación obligatoria esté entregada y validada por HR. Cualquier retraso en la entrega afectará directamente la activación del alta y el inicio del pago correspondiente.
HR Operations es responsable de generar y enviar el proceso de alta a través del sistema ERP para su registro formal en nómina.
El alta no se considerará completa hasta que quede registrada en el ERP, con expediente validado y la documentación obligatoria correctamente cargada.

12. Bajas

Terminación de la relación laboral ya sea por renuncia voluntaria, fin de contrato, salida involuntaria, abandono de trabajo, ausentismo recurrente, o cualquier otro supuesto permitido por la Ley Federal del Trabajo, las políticas internas y las necesidades operativas del negocio.

La fecha de baja será aquella validada y autorizada exclusivamente por HR, y documentada formalmente en los sistemas oficiales.

Aplicación en nómina

A partir de la fecha efectiva de baja, se detiene el pago ordinario y se calcula el finiquito o liquidación correspondiente según el motivo de separación.
Se procesan todos los conceptos proporcionales aplicables: vacaciones, aguinaldo, primas legales y cualquier otra prestación conforme a la legislación vigente y políticas internas.
Cualquier adeudo, descuento o cargo pendiente (préstamos, beneficios, créditos, faltantes o pagos indebidos) será aplicado conforme a la ley y a los acuerdos firmados por la persona colaboradora.
HR es la única área con facultad para autorizar y ejecutar una baja; las áreas operativas únicamente pueden solicitar la baja siguiendo los procedimientos establecidos por HR.
Una vez autorizada, HR envía la solicitud de baja al equipo de Nominas, quien procede a registrar y ejecutar la baja en el sistema de nómina.

Herramienta de registro

HR Operations es responsable de registrar y formalizar la baja en el sistema ERP y en nómina, asegurando que la fecha efectiva y el motivo de separación estén correctamente registrados.
La persona colaboradora deberá firmar la documentación de separación correspondiente (renuncia, recibos de finiquito, actas administrativas u otros documentos aplicables).
El líder directo deberá notificar y documentar oportunamente a HR cualquier solicitud de baja para evitar pagos indebidos, incidencias posteriores al último día laborado o afectaciones en el cálculo final.

13. Incapacidades (Riesgo de Trabajo y Enfermedad General)

Ausencia temporal de la persona colaboradora respaldada exclusivamente por certificados oficiales emitidos por el IMSS, ya sea por enfermedad general, accidente, riesgo de trabajo o cualquier otro motivo contemplado por la Ley del Seguro Social. Solo se consideran válidas las incapacidades emitidas por el órgano de salud competente en México (IMSS) y en los formatos establecidos.

Aplicación en nómina

La empresa únicamente registra los días de incapacidad en nómina, suspende el pago normal de salario por esos días y aplica lo que establece la ley (sin goce de sueldo por parte del empleador, salvo cuando la legislación indique lo contrario).
El registro en nómina se hará conforme al tipo de incapacidad: enfermedad general, maternidad, riesgo de trabajo, subsecuentes, recaída, etc., respetando los días exactos dictados por el IMSS.
Incapacidades 30 días consecutivos o menos no afectan la elegibilidad al Bono de Puntualidad y Asistencia, Productividad ni Bonos Especiales.
En caso de incapacidades prolongadas (más de 30 días consecutivos), solo se pagará el Bono de Puntualidad y Asistencia, Productividad ni Bonos Especiales del primer mes. Los bonos de meses posteriores no serán considerados mientras el colaborador continúe incapacitado.

Herramienta de registro

Toda incapacidad deberá ser reportada inmediatamente por la persona colaboradora tanto a su jefe directo como a HR, en cuanto sea emitida por el IMSS.
Es responsabilidad del empleado entregar en físico y en original todo documento emitido por el IMSS dentro de las 48hrs hábiles inmediatas, incluyendo:
Incapacidades iniciales
Incapacidades subsecuentes
Formatos ST - 7 (Accidente de Trabajo) y ST - 2 (Dictamen) cuando corresponda
El empleado deberá cumplir con los procedimientos, manuales y tiempos establecidos por HR para el reporte de incapacidades.
Incapacidades que no se entreguen, se entreguen fuera de tiempo, o que no cuenten con los documentos oficiales requeridos podrán ser consideradas inasistencias o permisos sin goce, según corresponda.

14. Licencias de Maternidad / Paternidad

Permiso legal otorgado por el IMSS y la Ley Federal del Trabajo por motivo de nacimiento o adopción, con duración establecida por la legislación vigente y por las políticas internas aplicables. Estas licencias se reconocen únicamente cuando están respaldadas por los certificados oficiales emitidos por el IMSS.

Aplicación en nómina

Durante la licencia de maternidad o paternidad, el IMSS es quien otorga el subsidio económico correspondiente, conforme a la normatividad legal aplicable.
La empresa no paga salario durante este periodo; sin embargo, cuando la persona colaboradora cumple los requisitos establecidos en la Política de Maternidad de la empresa, podrá recibir el apoyo económico complementario definido por dicha política.
HR y Nominas registaran las fechas exactas de inicio y fin de la licencia, suspendiendo el pago normal del salario y aplicando los días conforme a los certificados expedidos por el IMSS.
La licencia no constituye falta y no afecta la relación laboral ni la antigüedad del colaborador.
Las licencias no impactan de manera negativa durante el primer mes la elegibilidad de bonos de Puntualidad y Asistencia, Productividad o Bonos Especiales, posteriormente si tendrá impacto de acuerdo con lo que disponga la política.

Herramienta de registro

La persona colaboradora deberá informar a su líder y a HR del embarazo o proceso de adopción inmediatamente en que se conozca esta información, incluso antes de iniciar el trámite ante el IMSS.
Será responsabilidad de la persona colaboradora entregar a HR todos los certificados oficiales del IMSS relacionados con la licencia, tales como:
Incapacidad por maternidad (prenatal y postnatal)
Licencia por adopción
Incapacidad o justificante por paternidad emitido por IMSS o autoridad competente
HR será responsable de validar la documentación, registrar la en la plataforma designada por HR y Nominas.
La falta de entrega de documentación oficial podrá derivar en que los días sean registrados como permiso sin goce o como ausencias injustificadas, conforme a la evaluación de HR.

15. Ajustes Salariales

Modificación al salario base o salario integrado derivada de promociones, evaluaciones de mérito, revisión salarial anual, movimientos organizacionales, reclasificaciones de puesto, o cualquier ajuste aprobado conforme a la estructura y políticas internas de compensaciones.

Todo ajuste salarial debe contar con la autorización formal de HR y Dirección/Finanzas antes de ser procesado.

Aplicación en nómina

El ajuste salarial se aplicará únicamente a partir de la fecha efectiva autorizada en la comunicación oficial emitida por HR.
Si el ajuste es aprobado o enviado después de la fecha de corte de nómina, el incremento se reflejará en la siguiente nómina y podrá generar un retroactivo, siempre y cuando este haya sido aprobado formalmente por HR y Dirección/Finanzas.
No se procesarán ajustes salariales en nómina que no cuenten con la autorización y documentación completa en los sistemas oficiales.
Nominas ajustará el salario en ERP/Nómina conforme a los parámetros validados (salario diario, salario base de cotización, centro de costos, tabulador, etc.).

Criterios y Responsabilidades:

Es responsabilidad del líder directo solicitar el ajuste salarial siguiendo el procedimiento establecido por HR, incluyendo justificación, evaluación aplicable o documentación soporte.
HR validará que el ajuste cumpla con la política salarial interna, tabuladores, estructura organizacional y disponibilidad presupuestal antes de autorizar.
Dirección/Finanzas deberá aprobar el impacto presupuestal previo a liberarlo a nómina.
En caso de errores detectados en la ejecución del ajuste, HR y Nominas revisarán y corregirán el movimiento siguiendo el proceso de ajustes y retroactivos establecido en la política.

16. Cambios de Puesto

Modificación formal del cargo, nivel, responsabilidades o rol funcional de la persona colaboradora dentro de la estructura organizacional. Este movimiento puede derivar de una promoción, reubicación, ajuste organizacional, cobertura operativa, o por actualización de perfiles y necesidades del negocio. Todo cambio de puesto debe estar documentado y autorizado conforme a los lineamientos de HR.

Aplicación en nómina

Las condiciones y/o beneficios del cambio de puesto se aplicarán exclusivamente a partir de la fecha efectiva validada por HR, y serán registrados en los sistemas oficiales de ERP y nómina.
El movimiento puede o no incluir un ajuste salarial; en caso de existir, deberán cumplirse las políticas de tabuladores, rangos salariales y presupuesto aprobadas.
Nominas y HR actualizarán las variables asociadas al nuevo puesto: centro de costos, estructura organizacional, nivel salarial, tabulador y tipo de puesto.
Ningún cambio de puesto será ejecutado sin la autorización previa de la jefatura, HR y la validación presupuestal correspondiente cuando aplique.

Criterios y responsabilidades:

La jefatura directa deberá solicitar el cambio mediante los formatos y procedimientos establecidos por HR, proporcionando justificación y documentación requerida (evaluación de desempeño, organigrama, plan de cobertura o cambio estructural).
HR verificará que el puesto propuesto tenga un perfil, nivel y tabulador vigentes, y que el movimiento sea consistente con la estructura organizacional.
HR será responsable de procesar el cambio en el ERP y notificar formalmente a Nóminas para su aplicación en nómina.
Cualquier cambio comunicado fuera de tiempo podrá reflejarse en la nómina siguiente, conforme a fechas de corte y reglas operativas.
La persona colaboradora deberá ser notificada formalmente del cambio de puesto mediante los medios establecidos por HR (carta de movimiento, correo oficial o sistema digital).

Bonos variables

17. Bono de Puntualidad y Asistencia

Percepción variable otorgada por cumplir con los criterios de asistencia completa y puntualidad establecidos para el periodo evaluado.

Aplicación en nómina

Se paga únicamente cuando no existan faltas injustificadas ni retardos fuera de tolerancia, conforme a la regla vigente.
El cálculo del bono se determina con base en los registros oficiales de asistencia y las incidencias validadas por HR.
Para conocer a detalle qué incidencias afectan o no afectan el pago de este bono, deberá consultarse la Política de Bono de Puntualidad y Asistencia, así como la Política de Criterios de Aplicación de Incidencias, para mayor claridad.

Herramienta de registro

Toda asistencia, falta o retardo se registra en el reloj checador o sistema de asistencia oficial.
En caso de discrepancias en el registro, la evidencia deberá enviarse a HR dentro de las 48 horas posteriores para su revisión y corrección previa al cierre de nómina.

18. Bono de Productividad

Percepción variable otorgada con base en el cumplimiento de metas operativas, indicadores de eficiencia, objetivos de producción o KPIs definidos para el puesto, área o proceso durante el periodo evaluado.

Aplicación en nómina

El monto del bono se calculará conforme a la fórmula vigente, tabuladores o porcentajes definidos en la política correspondiente del área.
El pago depende de los resultados validados por el área responsable del indicador, quienes deben confirmar el nivel de cumplimiento de las metas antes del cierre de nómina.
Todas las metas y resultados deberán contar con evidencia formal, comparativos contra los objetivos establecidos y cualquier justificación necesaria.
Para conocer qué incidencias afectan o no afectan la elegibilidad al bono, deberá consultarse la Política de Bono de Productividad y la Política de Criterios de Aplicación de Incidencias.

Herramienta de registro

El área responsable del indicador deberá registrar, documentar y compartir los resultados, metas alcanzadas y validaciones, mediante los sistemas, reportes o formatos oficiales establecidos.
Cualquier ajuste o aclaración en los resultados deberá realizarse antes del cierre de nómina, acompañado de la evidencia correspondiente y validación final del área propietaria del KPI.
Nominas aplicará el pago del bono únicamente cuando reciba la información completa, validada y dentro de los tiempos de corte, verificando la consistencia de los datos proporcionados.
No se procesarán pagos de bonos si los reportes llegan incompletos, sin validación o fuera de los plazos establecidos por el calendario de nómina.

19. Bono de Permanencia

Incentivo especial otorgado por cumplir periodos de 1 mes y 3 meses de continuidad laboral, conforme a lo establecido en la Política de Bonos Especiales vigente.

Aplicación en nómina

El bono se paga únicamente cuando la persona colaboradora cumpla los periodos establecidos (1 o 3 meses) y reúna los criterios de elegibilidad definidos en la Política de Bonos Especiales.
HR compartirá a Nominas el listado preliminar de personas candidatas para el bono.
Nominas realizará la validación final, verificando la información necesaria (asistencia, estatus laboral, incidencias, fechas, etc.) para confirmar que cada persona cumpla los requisitos antes de procesar el pago.
Solo se procesará el bono cuando exista validación completa y coincidente entre HR y Nominas, dentro de los tiempos de corte establecidos.
Para conocer reglas detalladas de exclusión, montos y requisitos, deberá consultarse la Política de Bonos Especiales.

Herramienta de registro

HR y el área responsable deberán registrar y documentar el cumplimiento de los periodos y compartir los reportes oficiales con Nominas.
Nominas no procesará pagos si la información llega incompleta, sin validación final o fuera de tiempo.
Cualquier aclaración deberá realizarse antes del cierre de nómina, con evidencia suficiente.

20. Bono de Aniversario

Pago extraordinario otorgado a la persona colaboradora por cumplir años de servicio, de acuerdo con los periodos establecidos (cada 6 meses) y conforme a la Política de Bonos Especiales vigente.

Aplicación en nómina

El bono se paga cuando la persona colaboradora cumple la fecha de aniversario definida en la política, utilizando el monto establecido según tabla o criterio vigente.
HR compartirá a Nominas el listado preliminar de personas elegibles conforme a sus fechas de aniversario.
Nominas realizará la validación final, verificando que la persona colaboradora cumpla los requisitos de elegibilidad antes de procesar el pago.
El bono se aplicará únicamente cuando exista validación completa entre HR y Nominas y toda la información sea entregada dentro de los tiempos de corte.
Para conocer los montos, criterios específicos y exclusiones aplicables, deberá consultarse la Política de Bonos Especiales.

Herramienta de registro

HR registrará y mantendrá actualizado el control de aniversarios laborales y enviará la información validada a Nominas.
Nominas no procesará pagos sin recibir la información completa, validada y oportuna.
Cualquier aclaración o ajuste deberá gestionarse antes del cierre de nómina con evidencia suficiente.

21. Comisiones

Pago variable asociado al desempeño comercial, resultados de venta, colocación o métricas definidas en el esquema formal de comisiones vigente para el área o puesto.

Aplicación en nómina

Las comisiones se pagan conforme al periodo de cálculo establecido (semanal, quincenal, mensual u otro), según el plan y reglas vigentes.
El área comercial deberá generar y compartir el reporte de resultados, validado y firmado por el responsable del área o del indicador.
Nominas realizará la validación final de la información recibida (montos, metas, periodos y resultados), para confirmar elegibilidad antes de procesar el pago.
El pago solo se aplicará cuando exista información completa, validada y dentro de los tiempos de corte establecidos por el calendario de nómina.
Para conocer montos, reglas específicas, fórmulas, exclusiones o ajustes aplicables, deberá consultarse la Política de Comisiones o el esquema de comisiones vigente del área comercial.

Herramienta de registro

El área comercial es responsable de registrar, documentar y compartir los resultados de ventas o KPIs utilizados para el cálculo de comisiones.
Nominas procesará el pago únicamente cuando reciba reportes oficiales, consistentes y validados por el área responsable.
Ajustes o aclaraciones deberán gestionarse antes del cierre de nómina, acompañados de evidencia suficiente y validación del área comercial.

22. Bono de Performance Review

Percepción variable otorgada con base en la evaluación de desempeño trimerstral, conforme a la calificación final obtenida y a la matriz de elegibilidad y montos definida en el proceso de Performance Review y las políticas vigentes de la empresa.

Aplicación en nómina

El bono se paga únicamente cuando exista una calificación final válida y autorizada, derivada del proceso formal de Performance Review.
Los líderes responsables deberán validar y aprobar las evaluaciones, y HR consolidará los resultados y confirmará la aplicación de la matriz de bono correspondiente.
El pago estará sujeto al presupuesto aprobado para el ciclo de desempeño.
Nominas procesará el bono únicamente cuando reciba la información oficial, completa y validada (resultados finales, montos y elegibilidad) dentro de los tiempos de corte establecidos.
Para detalles sobre rangos, montos, métricas y criterios de elegibilidad, deberá consultarse la Política de Performance Review.

Herramienta de registro

HR consolidará los resultados finales del proceso de desempeño y compartirá a Nominas la lista oficial de montos y personas elegibles.
Nominas verificará la consistencia de la información (periodo, calificaciones, montos y autorizaciones) antes de ejecutar el pago.
Cualquier aclaración o ajuste deberá realizarse antes del cierre de nómina, acompañado de la evidencia correspondiente y validación de HR.

23. Otros Incentivos Variables o Discrecionales

Pagos extraordinarios otorgados por logros específicos, participación destacada en proyectos especiales, reconocimientos, contribuciones excepcionales o por necesidades operativas no recurrentes, conforme a las políticas internas y a la discreción de la Dirección.

Aplicación en nómina

Estos incentivos requieren justificación formal, un monto definido y la autorización previa de Dirección/Finanzas y HR, según las reglas vigentes.
HR o el área solicitante deberán compartir a Nominas la instrucción oficial, con la documentación que respalde el motivo del incentivo y el monto autorizado.
Nominas procesará el pago únicamente cuando la información esté completa, validada y entregada dentro de los tiempos de corte del periodo correspondiente.
Los criterios de elegibilidad, periodicidad y montos específicos dependerán de lo establecido entre área, Nominas, Dirección y Rh

Herramienta de registro

El área solicitante deberá registrar el incentivo mediante los formatos o sistemas oficiales, incluyendo justificación y evidencia correspondiente.
Nominas verificará la consistencia de la información antes de ejecutar el pago.
Cualquier ajuste o aclaración deberá resolverse antes del cierre de nómina, con validación del área autorizante.

Deducciones

24. Infonavit / Fonacot

Deducciones obligatorias derivadas de créditos otorgados por las instituciones oficiales (Infonavit y/o Fonacot), las cuales deben aplicarse conforme a la notificación legal emitida por dichas entidades y a lo establecido en la legislación vigente.

Aplicación en nómina

El descuento se aplicará de manera automática según el porcentaje, cuota fija o modalidad indicada en el aviso oficial emitido por Infonavit o Fonacot.
Las deducciones inician únicamente cuando la empresa recibe el Aviso de Retención o documento oficial correspondiente.
Nominas es responsable de registrar el crédito en el sistema de nómina y ejecutar el descuento conforme a los montos, periodicidad y modalidad establecidos por la autoridad.
Cualquier modificación, suspensión o liquidación del crédito deberá basarse en un nuevo aviso oficial, ya sea de retención, actualización o cancelación.
No se realizarán ajustes, disminuciones o suspensiones de descuento sin un documento oficial emitido por la institución correspondiente.

Herramienta de registro

HR Operations deberá conservar y registrar el Aviso de Retención, así como cualquier oficio de actualización o cancelación, como parte del expediente del colaborador.
Los movimientos deberán ser cargados y actualizados en el sistema de nómina, garantizando consistencia con el documento oficial.
Cualquier aclaración por parte del colaborador deberá gestionarse directamente ante Infonavit o Fonacot; la empresa solo ejecuta lo que indica el aviso oficial.
Ajustes o reembolsos derivados de errores administrativos deberán gestionarse conforme al procedimiento interno y validarse antes del cierre de nómina.

25. Descuento por Pensión Alimenticia

Deducción obligatoria aplicada a la persona colaboradora cuando exista una orden judicial vigente que determine el pago de pensión alimenticia a favor de terceras personas, conforme a lo establecido por la autoridad competente y la Ley Federal del Trabajo.

Aplicación en nómina

El descuento por pensión alimenticia se realizará exclusivamente con base en una orden judicial, mandamiento legal o oficio emitido por la autoridad correspondiente.
Nóminas aplicará el descuento en los términos establecidos por la orden, incluyendo:
porcentaje sobre salario
monto fijo
periodicidad
No se podrán modificar montos, suspender descuentos o realizar ajustes sin recibir una nueva orden judicial que así lo instruya.
El descuento deberá respetar los límites legales y los lineamientos de cálculo determinados por la autoridad.
En caso de baja laboral, Nóminas deberá notificar a la autoridad sobre la terminación del vínculo laboral y aplicar en el finiquito el descuento correspondiente si así lo establece la orden judicial.

Herramienta de registro

RH o el área deberá entregar a Nóminas la orden judicial original o copia certificada, asegurando su correcta interpretación.
Nóminas registrará la orden en el sistema de nómina y RH conservará copia en el expediente del colaborador, junto con cualquier actualización o modificación ordenada por la autoridad.
Cualquier duda o aclaración deberá gestionarse directamente ante la autoridad emisora, ya que la empresa únicamente ejecuta lo instruido legalmente.
No se aceptarán solicitudes informales del colaborador o terceros para modificar, detener o alterar el descuento.

26. Descuentos por Demanda Comercial

Deducción aplicada cuando exista una orden legal, requerimiento judicial o instrucción formal derivada de una demanda comercial que obligue a la empresa a retener un monto específico del salario de la persona colaboradora en favor de un tercero, conforme a lo establecido por la autoridad competente.

Aplicación en nómina

La deducción se realizará únicamente cuando exista un mandato legal o judicial que instruya expresamente a la empresa a aplicar la retención correspondiente.
Nóminas ejecutará la deducción conforme a las condiciones indicadas en la orden, incluyendo:
monto o porcentaje a descontar
periodicidad
duración o número de periodos
conceptos salariales incluidos o excluidos
No se podrán realizar modificaciones, suspender la deducción o ajustar montos sin una nueva instrucción oficial emitida por la autoridad competente.
El descuento deberá respetar en todo momento los límites legales de retención, conforme a la Ley Federal del Trabajo y los lineamientos aplicables.
En caso de baja laboral, Nóminas deberá notificar a la autoridad sobre la terminación del vínculo laboral y aplicar, en su caso, el descuento correspondiente en el finiquito, siempre que así lo indique la orden.

Herramienta de registro

RH o el área Legal deberá entregar a Nóminas el documento oficial, resolución o mandamiento legal que instruya la retención, asegurando su correcta interpretación.
Nóminas registrará la deducción en el sistema de nómina y RH conservará copia del documento en el expediente del colaborador.
Cualquier aclaración relacionada con el monto, duración o fundamento deberá gestionarse exclusivamente ante la autoridad que emitió la instrucción, ya que la empresa solo actúa como ejecutora.
No se aceptarán solicitudes por parte del colaborador o terceros para modificar, detener o alterar la deducción sin instrucción legal formal.

27. Préstamos Personales

Monto otorgado por la empresa a la persona colaboradora como apoyo económico, ya sea por necesidad personal, emergencia o beneficio interno, el cual debe ser recuperado vía nómina conforme a los lineamientos vigentes y al convenio firmado entre ambas partes.

Aplicación en nómina

El descuento se realizará conforme a lo establecido en el convenio o contrato de préstamo, incluyendo:
monto total otorgado
monto de descuento por periodo
número de pagos
periodicidad
Nominas aplicará los descuentos únicamente cuando exista un documento oficial firmado por la persona colaboradora, donde acepta y autoriza los términos del préstamo.
En caso de baja, renuncia o terminación de la relación laboral, el saldo pendiente será retenido en el finiquito, conforme a la legislación aplicable y al acuerdo firmado.
No se realizarán modificaciones al monto o periodicidad del descuento sin una solicitud formal validada por HR y firmada por la persona colaboradora.

Herramienta de registro

HR deberá registrar el préstamo mediante los formatos o sistemas oficiales, incluyendo el contrato firmado y el calendario de pagos.
Nominas cargará el préstamo en el sistema de nómina y ejecutará los descuentos conforme al convenio, asegurando la trazabilidad del saldo pendiente.
Cualquier aclaración o ajuste deberá solicitarse antes del cierre de nómina, con evidencia y validación del área responsable.
El expediente del préstamo deberá conservarse completo: contrato, validaciones, ajustes y comprobantes de descuento.

28. Descuento por Beneficios

Deducción aplicada a la persona colaboradora por su participación voluntaria en beneficios internos ofrecidos por la empresa, tales como seguro, comedor, transporte, servicios complementarios u otros programas establecidos conforme a lo que se haya acordado y firmado con la persona acreedora al descuento.

Aplicación en nómina

El descuento se realizará de manera regular y periódica, según el costo del beneficio y las condiciones del plan contratado por la persona colaboradora.
Nominas aplicará los descuentos únicamente cuando exista una autorización formal, alta al beneficio o inscripción firmada por la persona colaboradora.
El monto del descuento se mantendrá conforme al plan vigente, y cualquier modificación o baja deberá ser solicitada y autorizada conforme al procedimiento establecido por HR o el área responsable del beneficio.
En caso de baja laboral, el descuento se detendrá en el periodo correspondiente y se aplicarán cargos pendientes conforme a la política del beneficio y a la legislación aplicable.

Herramienta de registro

El área responsable del beneficio (HR, Administración o proveedor interno) deberá registrar y confirmar las altas, bajas y cambios en los sistemas o formatos oficiales.
Nominas realizará los descuentos únicamente cuando reciba la información completa, validada y dentro de los tiempos de corte establecidos.
Cualquier aclaración o ajuste deberá solicitarse antes del cierre de nómina, acompañado de evidencia y validación del área responsable.

29. Ajuste por Pagos Indebidos o en Exceso

Deducción aplicada para recuperar montos pagados incorrectamente a la persona colaboradora en periodos anteriores, derivados de errores administrativos, cálculos incorrectos, registros duplicados o incidencias mal aplicadas.

Aplicación en nómina

La recuperación del monto podrá realizarse de manera parcial o total, conforme a un acuerdo de recuperación firmado por la persona colaboradora y respetando los límites legales establecidos por la Ley Federal del Trabajo.
Nominas realizará el ajuste únicamente cuando se cuente con:
evidencia del error,
cálculo detallado del monto a recuperar, y
validación formal del área responsable (HR, Nominas y/o Finanzas).
La persona colaboradora deberá ser notificada previamente sobre el monto, motivo del ajuste y el esquema de recuperación (una exhibición o parcialidades).
En caso de que el colaborador cause baja antes de concluir la recuperación, el monto pendiente podrá ser aplicado directamente en el finiquito, conforme a la legislación vigente y al acuerdo firmado.

Herramienta de registro

Nominas deberá documentar el error y el cálculo del ajuste mediante los formatos o reportes oficiales, anexando la evidencia correspondiente.
Nominas cargará el ajuste en el sistema de nómina únicamente cuando reciba la información completa, validada y dentro del tiempo de corte del periodo.
Cualquier aclaración deberá gestionarse antes del cierre de nómina, con evidencia suficiente y aprobación del área correspondiente.

30. Descuento por Daños o Faltantes

Deducción aplicada cuando exista un daño, pérdida o faltante de inventario, instalaciones, caja, herramientas, dispositivos, uniformes o equipo asignado, y se determine que es responsabilidad directa de la persona colaboradora, conforme a lo establecido por la Ley Federal del Trabajo y las políticas internas de la empresa.

Aplicación en nómina

El descuento solo procederá cuando exista evidencia suficiente, tales como reportes operativos, auditorías, videos, bitácoras, inventarios, comprobantes o cualquier documento que valide el faltante o daño.
Es obligatorio contar con un Acta Administrativa o documento oficial donde se describa el incidente, el monto a recuperar y la responsabilidad asignada.
La persona colaboradora deberá firmar su aceptación del descuento, conforme a la legislación vigente. Sin aceptación, el descuento solo podrá aplicarse bajo las condiciones permitidas por la Ley Federal del Trabajo.
El monto del descuento deberá respetar los topes legales, sin exceder los límites permitidos de retención por periodo.
La recuperación podrá realizarse en una sola exhibición o parcialidades, según el acuerdo firmado entre la persona colaboradora y la empresa.
En caso de baja, cualquier saldo pendiente podrá ser descontado del finiquito, conforme a la ley.

Herramienta de registro

El área operativa o responsable del bien deberá levantar el reporte de daño o faltante, generar el acta y compartirla con HR y Nominas.
HR validará la documentación y confirmará que el procedimiento y la aceptación estén completos.
Nominas registrará el descuento en el sistema únicamente cuando reciba la información validada, completa y dentro del tiempo de corte.
Cualquier aclaración deberá realizarse antes del cierre de nómina y con evidencia suficiente.

Cumplimiento y Revisión

Esta política se revisará y actualizará periódicamente para garantizar su relevancia y eficacia. Es indispensable para todos los empleados familiarizarse con esta política y a contribuir activamente a su cumplimiento

Si tienes dudas al respecto sobre esta política contacta al equipo de HR para orientarte

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