Política de reclutamiento

Política de Reclutamiento

Para HR y Hiring Managers

Las siguientes son las guías generales sobre de nuestro proceso general de reclutamiento, así como de nuestro ATS (Applicant Tracking System) Workable. Es importante señalar que estas guías nos permitirán tener un mejor control y registro de nuestras decisiones tomadas para seleccionar, evaluar y seleccionar nuevo talento en Birdman

Premisas generales

1. Confidencialidad de la información personal de candidatos, así como de las observaciones de otros Hiring Managers.
2. Transparencia al momento de registrar evaluaciones y evidencia de los criterios de decisión.
3. Seguir el proceso, entendemos que habrá casos con mayor prioridad debido temas de negocio, sin embargo, debemos seguir los pasos definidos en nuestro flujo de candidatos para asegurar nuestra trazabilidad.
4. Registro con detalle de interacciones y opiniones que pueden surgir incluso de candidatos que nos contactan por otro medio.
5. Todas las vacantes WC requieren aprobación antes de detonar un proceso de búsqueda. Mientras que las BC deben seguir el proceso de Workforce Planning definido.

Roles que participan en proceso de recruiting

• Recruting (HR): Es la persona del equipo de HR con el rol de entrevistar y dar seguimiento a los candidatos en pipeline.
• Hiring Manager (HM): Es el dueño de la vacante, usualmente a quien reporta la persona en la estructura organizacional.
• Functional Leader (FL): Posición de más alto rango en la función (usualmente un rango dirección).
• General Manager (GM): Es el director general usualmente ultimo aprobador de la posición o vacante.
• Candidato: Nos referidos a la persona que está siendo evaluado para el puesto

Proceso General de Reclutamiento

De manera general el proceso reclutamiento en Birdman se compone de las 6 etapas, es importante que estas cambiaran de acuerdo con el encuadre de la posición.

1. Necesidad: Identificación de una necesidad de crecer o agregar una posición a la organización. Se crea un Business case, Job Description y Formato de Autorización
2. Autorización: Autorización del Business Case así como el impacto de tener o no tener una posición en nuestra organización.
3. Búsqueda (Sourcing): Se inicia con la búsqueda de candidatos y apertura de posición en las bolsas de trabajo disponibles, incluyendo bolsa de referidos.
4. Selección: De los candidatos recopilados se inicia screening con assessments, cuestionarios, entrevistas y otros métodos de selección.
5. Oferta: Del proceso de Selección detonara un candidato final con el que se iniciara un proceso de oferta.
6. Onboarding: Plan de ingreso, acciones administrativas y entrenamientos generales así como del puesto que ocurren en el primer día

Matriz Raci del Proceso General de Reclutamiento

Step	Recruiting (HR)	Hiring Manager (HM)	Functional Leader (FL)	General Manager (GM)	Candidato
Necesidad	C	R	A	C
Autorización	C	I	A	R
Búsqueda	R	A	C	I
Selección	R	A	C	I
Oferta	A	C	I	R
Onboarding	A	C	I	R

Necesidad Autorizacion Busqueda Seleccion Oferta Onboarding

Detalle de cada etapa

Necesidad

• Cada HM deberá completar los siguientes formatos
• Identificar la necesidad del negocio y plasmarla en un Business Case
• Utilizar un Job Description (para posiciones existentes) o crearlo usando nuestro template
• Llenar el formato de solicitud de Formato de Apertura de Posiciones

Autorización

Toda posición o búsqueda debe ser previamente aprobada de acuerdo con la estrategia y budget del negocio.

Para posiciones nuevas:

• Enviar un correo electrónico dirigido a Dirección General ( d.elias@vidabirdman.com ) CC a HR ( j.garcia@vidabirdman.com ) con el asunto: “Nueva Vacante: [Area] – [Posición]”
• Adjuntando Business Case, Job Description, Formato de Apertura de Posiciones

Para posiciones backfill o reemplazos:

• Para BC de acuerdo con Workforce Planning vigente se realiza la reposición sin aprobación adicional de GM, solo FL.
• Para posicion WC se necesita confirmar con GM y FL si la posición es permitida.

Búsqueda

La búsqueda será a través de las herramientas determinadas por RH para la búsqueda de candidatos, las cuales podrán ser entre las siguientes según las necesidades de la postulación y la efectividad de este:

• Referidos
• Free Online Sourcing
• Workable
  • Indeed
  • LinkedIn (Free Tier)
  • Google Jobs
  • Talent.com
  • Trovit
  • Jobisjob
  • Adzuna
  • Careerjet
  • Jooble
• Paid Online Sourcing
• LinkedIn Recruiter
• Indeed
• Occmundial

Selección

El siguiente es el flujo de selección para los candidatos de cualquier posición. Este flujo ya se encuentra disponible en nuestro ATS (Workable).

Birdman Standard 2.0 (BC) y Birdman Standard 2.0 (WC)

Sourced, Applied, Screening by HM, Assessment, First Interview, Technical Evaluation, Second Interview, Third Interview, Reference Check, Offer, Onboarding.

1. Sourced: Candidatos que son referidos de otro proceso (otra vacante) o referidos deben aterrizar en este stage.
2. Applied: Son candidatos que aplicaron de manera individual a cada postulación.
3. Screening by HM: Preselección documental de parte del HM, filtro rápido para asegurar la calidad de los candidatos que veremos en el flujo de candidatos
4. Assessment: Es el assessment estándar que se aplica para nuestro proceso, en este evaluamos el aspecto cognitivo: aptitud numérica, verbal, razonamiento abstracto y foco atención. Así como el aspecto de comportamiento en el trabajo.
5. 1st Interview (HR): Entrevista de screening desde Reclutamiento (HR) foco en fit cultural y alineación con Leadership Principales.
6. Technical Evaluation: Prueba específica del rol, principalmente enfocada en skills y competencias particulares de cada puesto.
7. 2nd Interview (HM): Entrevista con Hiring Manager con foco técnico en la posición, objetivos y métricas esperadas del rol.
8. 3rd Interview (FL): Entrevista opcional con líder/ director del área con foco en perspectivas a largo plazo
9. Reference & Background check: En este proceso se realizan validaciones de referencias profesionales y background check documental.
10. Offer: Proceso de autorización final con participación de HM, Dirección General y HR para la decisión final. Proceso de oferta a cargo de HR.
11. Onboarding (Hired): Inicio del proceso de onboarding y primer día en Birdman.

Oferta

En la etapa de oferta es necesario haber cumplido el resto del proceso de selección. Se requiere que el HM elabore junto con HR el formato de Scorecard de candidatos donde se comparen los candidatos finalistas del proceso de selección.

Las condiciones de Compensaciones y Beneficios serán acorde a las políticas definidas como rol, función (Departamento al que pertenece el rol) y rango.

GM realizara la aprobación final de los candidatos WC, en caso de BC este seria con aprobación de FL correspondiente.

RH se encargará de hacer las comunicaciones correspondientes, carta asi como oferta a nivel de detalle.

Todo lo no descrito en esta política será resuelto con GM y HR.

Onboarding

Se refiere a las actividades posteriores después de la firma de ingreso. Donde como checklist básico tendrán que ocurrir. Estas actividades las coordina HR en conjunto con IT, HM y otras áreas de soporte.

• Definición de fecha de ingreso
• Gestión Administrativa (documentación, expediente y contrato)
• Gestión de Herramientas y Espacio (equipo de cómputo, accesos y espacio de trabajo)
• Bienvenida e integración (adornar el lugar de trabajo, incluir en comunicados e integración al equipo)
• Sobre el rol (claridad en función, definición de OKRs y KPIs iniciales)

Si tienes dudas al respecto sobre esta política contacta al equipo de HR para orientarte

Recursos Humanos

Para mas detalle consulta los siguientes anexos

• Anexo 1: Detalle de etapas de seleccion
• Anexo 2: Identificación en Workable
• Anexo 3: Preguntas recomendadas (Leadership Principles)
• Anexo 4: Preguntas recomendadas (Complementary Questions Business Skills)

Anexo 1: Detalle de etapas de selección en Workable

Etapa 1 Sourced

Esta etapa considera a candidatos que sean referidos, copiados o con cambio de rol, es decir un candidato que aplico inicialmente para un rol A pero a identificación del Hiring Manager o de HR esta puede ser un mejor candidato en un rol B.

Etapa 2 Applied

Como regla general debemos de incluir las siguientes preguntas en el formulario de cada vacante (General Questions) sin embargo pueden ser agregadas preguntas adicionales según la posición a buscar:

• ¿Por qué quieres trabajar en Birdman? ¿Por qué eres el candidato correcto en una empresa con alta perspectiva de crecimiento?
• ¿Te encuentras en el estado de Jalisco o consideras la posibilidad de mudarte al estado de Jalisco?
• ¿Hablas inglés a nivel profesional?
• ¿Cuál es tu expectativa salarial?

Etapa 3 Screening by HM

Espacio para que el HM clasifique e identifique roles específicos, se espera que el HM realiza una validación activa dentro de la plataforma y que los mueva al proceso de assessment.

Etapa 4a Assessment - Acerca de las pruebas Cognitivas

Los resultados son presentados en puntaje T (T-score) a diferencia de un puntaje porcentual que uno podría recibir en un examen escolar, un puntaje T es un puntaje basado en un modelo de calificación donde el rendimiento promedio siempre es "50". La mayoría de los puntajes T oscilarán entre 30 y 70. Un puntaje de 64 no significa que el candidato respondió correctamente el 64 % de las preguntas, sino que se desempeñó mejor que el promedio.

• Un puntaje de 30 es un puntaje muy bajo, un desempeño similar al 2% más bajo de todos los candidatos a nivel mundial.
• Una puntuación de 50 marca un desempeño mejor o igual al 50% de todos los candidatos.
• Una puntuación de 70 marca un desempeño mejor o igual al 98% de todos los candidatos.

Para clasificar un resultado para un proceso dentro de Birdman pueden considerar esta tabla como referencia.

Score min (Gerentes o superior)	Average	Numerical comp.	Verbal comp.	Attention & focus	Abstract Reasoning
	>55	>50	>50	>50	>50

Score min (Analistas)	Average	Numerical comp.	Verbal comp.	Attention & focus	Abstract Reasoning
Operations	>50	>50	-	-	-
Revenue Operations	>=55	>=55	>=50	>=55	>=50
Finance & HR	>50	>50	-	>50	-

Score min (Auxiliares)	Average	Numerical comp.	Verbal comp.	Attention & focus	Abstract Reasoning
	>48	>50	-	-	-

Nota importante: es posible enviar a un candidato esta batería de pruebas una segunda vez, como regla general debe pasar al menos 7 días naturales después del primer intento. No es recomendable enviar mas de una segunda vez la prueba a los candidatos.

Puedes encontrar información para cómo interpretar estos resultados aquí.

La evaluación de personalidad de Workable está diseñada para ayudarlo a comprender cómo los candidatos abordan los desafíos y las interacciones en el lugar de trabajo. No hay respuestas correctas o incorrectas. Algunos rasgos de personalidad pueden

Etapa 4b Assessment - Acerca de las pruebas Workplace Personality

La evaluación de personalidad de Workable está diseñada para ayudarlo a comprender cómo los candidatos abordan los desafíos y las interacciones en el lugar de trabajo. No hay respuestas correctas o incorrectas. Algunos rasgos de personalidad pueden ser más importantes para ciertos trabajos, algunos rasgos menos relevantes para un trabajo.

Esta prueba utiliza la metodología OCEAN como punto de referencia donde:

• Apertura a la experiencia (inventiva / curiosa vs. consistente / cautelosa)
• Conciencia (eficiente/organizada vs. extravagante/descuidada)
• Extraversión (extrovertida/enérgica vs. solitaria/reservada)
• Amabilidad (amistosa/compasiva vs. crítica/racional)
• Neuroticismo (sensible/nervioso vs. resiliente/confiado)

Uno podría pensar que es más fácil trabajar con una persona que es agradable y que es difícil trabajar con alguien que es desagradable. Pero considere situaciones de trabajo en las que desea que un empleado sea desagradable.

• Un vendedor que negocia un trato debe ser algo egoísta
• Una persona de apoyo que trabaja con un cliente que exige un reembolso sin un recibo debe sospechar
• Es posible que un diseñador deba ser confrontativo para que no se vea abrumado por los aportes de diseño de otros.

En Birdman valoramos de manera general un valor de Conscientiousness ligeramente superior al promedio. Esto puede variar según el rol y la responsabilidad.

Nota importante: es recomendable enviar solamente una vez la prueba de personalidad, ya que a diferencia de una prueba cognitiva esta puede ser manipulada más fácilmente con memorización y ser influenciada por otros factores por ejemplo que el candidato haga un test de personalidad después de cualquier entrevista.

Puedes encontrar más información para cómo interpretar estos resultados aquí.

Etapa 5 1st Interview (HR) - Entrevista de Screening

El objetivo de la entrevista de screening es identificar alineación con los LPs de Birdman así como complementar o hacer match de la experiencia compartida, transición en proyectos y un poco mas de detalle sobre las expectativas económicas del candidato. Este debe ser parte del proceso de decisión

Durante esta sección se comparte un poco de la compañía: demográficos básicos de Birdman, nuestro tiempo en el mercado, nuestros productos, antigüedad, cantidad de empleados, etc.

Las preguntas base de esta sección son:

• HR Interview Pt1: Background y Fit Cultural
• ¿Me podrías platicar más sobre ti y darme un resumen ejecutivo de tu experiencia profesional en 3-5 minutos?
• ¿Por qué te interesa trabajar en Birdman? Por qué te interesa este rol?
• ¿Qué tan familiarizado estas con nuestra misión y qué opinas de ellas? (hábitos de consumo saludables y sustentables)
• HR Interview Pt2: Behavioral Questions (Key Leadership Principles) – Al menos 2 LP
• Bias for Action (Tomamos Acción y nos las Ingeniamos)
• Deliver Results (Entregamos resultados)
• Dive Deep (Llegamos al detalle)
• Invent and Simplify (Reinventamos y simplificamos)
• Learn and Be Curious (Aprendemos y somos curiosos)
• Ownership and Proactiveness (Somos proactivos y propositivos)

Ver anexo con detalle completo de preguntas

• HR Interview Pt3: Q&A
• Se abre un espacio para preguntas de parte del candidato
• HR Interview Pt4: Compensation & Availability
• Compensation Hoy:
• Expectativa:
• Availability:
• Other (location, family or other factor to consider)

Etapa 6 Entrevista técnica/Evaluación técnica

El objetivo de esta etapa es asegurar la capacidad y experiencia técnica requeridos en la posición a través de pruebas, business case, diseño, portafolio o alguna actividad que indique el dominio de skills y funciones necesarias para el rol.

Etapa 7 2nd Interview - Entrevista con HM

El objetivo de esta entrevista es asegurar la capacidad y experiencia técnica requeridos en la posición, en esta etapa se conversará y evaluarán:

• Tenure (Años totales de experiencia)
• Experiencia relevante (Empresas o puestos similares al rol en búsqueda)
• Conocimientos técnicos específicos (incluyendo ejemplos de aplicación)
• Potencial del candidato

Cada equipo tendrá sus preguntas base se recomienda hacer las mismas para simplificar el proceso de evaluación y selección de los candidatos.

Etapa 8 3rd Interview - Entrevista con Liderazgo del Área

El objetivo de esta entrevista es asegurar la integración del equipo, asegurar potencia y/o diferenciar candidatos entre una terna de selección, sus preguntas pueden incluir:

• Business Skills
• Critical Thinking
• Effectiveness
• Soft skills

Ver anexo con detalle completo de preguntas

Cada equipo tendrá sus preguntas base se recomienda hacer las mismas para simplificar el proceso de evaluación y selección de los candidatos.

Etapa 9 Background & Reference Check

En este proceso previo a aprobación final se deben de considerar los siguientes aspectos:

• Background check satisfactorio: Es decir que la persona no cuenta con demandas laborales activas, demandas penales, denuncias por perdida de confianza etc. Nota: Birdman no considera en este criterio demandas por pensiones alimenticias o aspectos personales no intrínsecos al rol o la compañía.
• Reference check satisfactorio: Se solicitara como parte del proceso referencia a colegas o jefes anteriores para validar o complementar la información respecto a experiencias previas.

Algunos casos excepcionales pueden ser que sean detenidos en caso que estos checks no se cumplan satisfactoriamente, es muy importante consultar con el área de HR para asegurar un criterio similar con toda la organización y con los niveles de aprobación correspondientes.

Etapa 10 Offer

Este es el proceso de aprobación final, esta etapa se presentan los candidatos seleccionados con dirección General a través de un Scorecard de candidatos. Este formato consolida la información relacionada al proceso, así como las notas/stages de cada participante.

Etapa 11 Onboarding

En este proceso el candidato acepto la oferta de Birdman y se programan las actividades correspondientes al ingreso de la persona en la compañía.

Anexo 2: Identificación en Workable

Dentro de la plataforma es posible asignar tags para poder clasificar o filtrar candidatos, si bien el uso de tags es libre, debemos considerar al menos las siguientes etiquetas de manera integral y homogénea sin importar la función o el proceso.

Hashtag	Use
#recycle_revenue, #recycle_operations, #recycle_finance, #recycle_hr	A considerar en otras vacantes otra función, usar en lugar de #talentpool
#backup	A considerar como backup/segunda opción dentro del mismo proceso/vacante
#foraneo, #local	Para identificar el estado o país de residencia del candidato al momento del proceso
#referrals	Candidato referido de algún empleado Birdman
#scoreXX	Cuando queremos identificar algún score del assessment usar la palabra “score” seguido de los dígitos del valor a resaltar
#offer_rejected	Candidato que rechazo la oferta de trabajo
#2nd_assessment	En caso de que se necesite es posible taggear a candidatos que hagan un segundo intento en el assessment.
#competition	Candidato que actualmente trabaja o trabaja con la competencia
#former_employee	Para identificar ex empleados que estén aplicando a un proceso
#pend_hrinterview, #pend_assessment, #pend_2ndassessment,	En caso de que tengamos que acelerar algún candidato en el pipeline es importante señalar cual es el paso pendiente para poder completar el proceso
#fasttrack	Candidato que por contexto en particular se desea que se le de prioridad dentro del pipeline
#dropped	Candidato que rechazo oferta (incluir detalle en comentarios)

Uso de evaluaciones de los participantes del proceso

Dentro de la plataforma importante registrar la evaluación de cada uno de los candidatos que tanto HR o Hiring Manager con los que interactúan, esto se ve representado de la siguiente manera:

No Ç *: El candidato a criterio de la persona no cumple el objetivo o el perfil de la posición. En la sección de comentario incluir las observaciones que llevaron a la conclusión.

Yes ‡: El candidato cumple satisfactoriamente el objetivo o el perfil de la posición. En la sección de comentario incluir las observaciones que llevaron a la conclusión.

Definitely: El candidato sobrepasa o excede el objetivo o el perfil de la posición. En la sección de comentario incluir las observaciones que llevaron a la conclusión.

Nota Importante: Se espera una evaluación de cada candidato con el cual se tuvo una interacción o entrevista. No es recomendable dejar una evaluación en candidatos donde hacemos screening solo documental.

Anexo 3: Preguntas recomendadas (Leadership Principles)

• HR Interview Pt2: Behavioral Questions (Key Leadership Principles) – Al menos 2 LP
• Bias for Action (Tomamos Acción y nos las Ingeniamos)
  • Tell me about a time when you had to gather information and respond immediately to a situation without having all available data? What was the outcome? Would you have done anything differently?
  • Tell me about a time when you didn't have enough data to make the right decision. What did you do? What path did you take? Did the decision turn out to be the correct one?
  • Tell me about a strategic decision you had to make without clear data or benchmarks. How did you make your final decision? What alternatives did you consider? What were the tradeoffs of each? How did you mitigate risk?
  • Give me an example of a calculated risk that you have taken where speed was critical. What was the situation and how did you handle it? What steps did you take to mitigate the risk? What was the outcome? Knowing what you know now, would you have done anything differently?
  • Tell me about a time when you worked against tight deadlines and didn't have time to consider all options before making a decision. How much time did you have? What approach did you take? What did you learn from the situation?
• Deliver Results (Entregamos resultados)
  • Give me an example of a time when you were able to deliver an important project under a tight deadline. What sacrifices did you have to make to meet the deadline? How did they impact the final deliverable? What was the final outcome?
  • Tell me about a time when you overcame significant, unanticipated obstacles to achieve a key goal.
  • Tell me about a time when you not only met a goal but considerably exceeded expectations. How were you able to do it? What challenges did you have to overcome?
  • Tell me about a time when you did not effectively manage your projects and something did not get completed on time. What was the impact? What approaches do you use to make sure you are focusing on the right deliverables when you have several competing priorities?
• Dive Deep (Llegamos al detalle)
  • Please give me an example of how your analytical abilities enabled you to sort out a difficult situation
  • Tell me about the most complex analysis you have done in excel? What problem were you trying to solve? What data did you gather and how? How did you analyze the information? What recommendation did you provide? What was the outcome?
  • Tell me about an assignment you worked on in which you had to amass a huge amount of data, analyze it and provide a recommendation. How did you know you were focusing on the right things? What was the outcome?
  • Tell me about a time when you were trying to understand a complex problem on your team and you had to dig into the details to figure it out. Who did you talk with or where did you have to look to find the most valuable information? How did you use that information to help solve the problem?
  • Walk me through a big problem or issue in your organization that you helped to solve through the use of data and analysis. How did you become aware of it? What information did you gather? What information was missing and how did you fill the gaps? Did you do a reflection at the conclusion of the project? If so, what did you learn?
  • Tell me about a specific metric you have used to identify a need for a change in your department. Did you create the metric or was it already available? How did this and other information influence the change? What was the outcome of this change?
  • Have you ever created a metric that helped identify a need for a change in your department? What was the metric? Why did you create it? How did this and other information influence change? What was the outcome of the change?
• Invent and Simplify (Reinventamos y simplificamos)
  • Give me an example of a complex problem you solved with a simple solution. What made the problem complex? How do you know your solution addressed the problem?
  • Describe the most innovative thing you’ve done and why you thought it was innovative.
  • Tell me about a time when you had a challenging problem or situation that the usual approach wouldn't address. How did you select an alternative approach? What alternative approach(es) did you consider? What was the end result? What was the impact?
  • Tell me about a novel idea you had or decision you made that had a big impact on your business. What was novel about it?
  • Tell me about a time when you found a better way of doing something, which proved to be an improvement on the existing system.
• Learn and Be Curious (Aprendemos y somos curiosos)
  • Tell me about a time when you realized you needed a deeper level of subject matter expertise to do your job well. What did you do about it? What was the outcome? Is there anything you would have done differently?
  • Describe a time when you took on work outside of your comfort area. How did you identify what you needed to learn to be successful? How did you go about building expertise to meet your goal? Did you meet your goal?
  • Tell me about a time when you didn’t know what to do next or how to solve a challenging problem. How do you learn what you don't know? What were the options you considered? How did you decide the best path forward? What was the outcome?
  • We all have things about ourselves we'd like to improve on at work. Give me an example of something that you've worked on to improve your overall work effectiveness. What resources did you identify to help you develop? What was the impact?
• Ownership and Proactiveness (Somos proactivos y propositivos)
  • Tell me about a time when you took on something significant outside your area of responsibility. Why was it important? What was the outcome?
  • Give me an example of an initiative you undertook because you saw that it could benefit the whole company or your customers, but wasn’t within any group’s individual responsibility so nothing was being done.
  • Tell me about a time when you made a hard decision to sacrifice short term gain for something that would create long term value for the business. What was the outcome? Knowing what you know now, would you have done anything differently?
  • Tell me about a time when you saw an issue that would impact your team and took a proactive approach to solve it. What was the issue? What did you do and what was the outcome? What did you learn from this situation?
  • What organizational problems did you try to solve that were not specifically related to your job responsibilities?

Anexo 4: Preguntas recomendadas (Complementary Questions Business Skills)

• Complementary Questions - Business Skills
• Commercial Awareness
  • What do you know about our organization? What are our main products/services? Who are our clients?
  • Can you please name our main competitors? What are the differences between them and us?
  • What do you know about the market we operate in?
  • Lets discuss recent business developments within the industry we operate; what are the main problems facing our industry at this time?
  • How do you feel you can help us gain competitive advantage?
  • Why do you wish to enter the industry?
• Client focus/Customer orientation
  • Give an example of a time you went well out of your way to ensure a customer received the best possible service. What was their reaction?
  • How have you handled a situation in the past where your client has changed the brief or "changed the goalposts"?
• Entrepreneurial spirit
  • How do you define success?
• Complementary Questions - Soft-skills: Communication, Collaboration and Organization
• Communication
  • Describe yourself as other people see you.
  • What do you think are the characteristics of an effective communicator?
  • Tell us about a time when you had real challenges communicating with your co-workers. What made it so challenging and how did you solve this?
  • What kind of communication situations are most difficult for you, and why?
  • What do you think are the keys to good communication?
  • Given the choice of communication methods, which would you choose, e-mail, face-to-face, or telephone? Why?
  • Describe an occasion when you've really had to listen to someone who was not communicating clearly. How were you able to respond effectively?
• Conflict Resolution
  • Describe a time when you took personal accountability for a conflict, and the actions you initiated to resolve it.
  • What has been your experience dealing with a situation in which your staff members were locked in a conflict that impacted the entire group?
  • Describe a situation where you had a conflict with another individual, and how you dealt with it. What was the outcome? How did you feel about it?
  • Tell me about a time when you had to work on a team with someone you did not get along with. How did you handle this?
  • If a clash of personalities were to occur with a colleague, what steps would you take to make the working relationship run smoothly?
• Team Collaboration
  • Describe a time you motivated your team to go the extra mile on a project
  • Can you describe an occasion when you've needed to motivate and boost the morale of your colleagues?
  • What do you think is a great team-building activity?
  • How does it feel working when you're working on a task alone? How does it feel when you work on group tasks and projects?
  • What actions and support, in your experience, make a team function successfully?
• Project Management
  • How do you schedule your time?
  • How do you allocate resources to a project?
  • How have you contributed to the project management processes at your current firm?
  • How do you inform all the stakeholders of the progress of the project on a regular basis?
  • How do you monitor risks to the project and mitigate them?
  • What do you do when your time schedule or project plan is upset by unforeseen circumstances? Give an example.
  • Give us an example of a really complex project you were involved in. What made it complex and what did you do?
• Complementary Questions – Critical Thinking
• Analytical Skills
  • Please give me an example of how your analytical abilities enabled you to sort out a difficult situation
  • Do you describe yourself as a logical or an intuitive problem solver. Give me an example
  • Tell me about a tricky situation for which you found a simple solution
  • Tell me about an assignment you worked on in which you had to amass a huge amount of data, analyze it and provide a recommendation
• Decision making
  • Explain an occasion where you had to make a complex decision. How did you go about it?
  • Have you ever faced a situation when you had to make a decision, which did not fall within your area of responsibility? What decision did you make and how?
  • Describe a situation when you had to make a decision out of your authority level. How did it go?
  • Give an example of a time in which you had to be relatively quick in coming to a decision
  • What kind of decisions do you make rapidly? What kind takes more time? Give examples
  • Everyone has made a poor decision or done something that just didn't turn out right. Describe a time that this has happened to you, and what you did to fix it.
  • What was your most difficult decision in the last 6 months? What made it difficult?
• Resourcefulness
  • When there is too much work to be completed in one day, how do you prioritize your tasks?
  • When was the last time that you tried a new idea to improve your work performance?
  • What steps do you take when you have to take an immediate decision, but without having all the data available?
  • Tell me about a time when you found a better way of doing something, which proved to be an improvement on the existing system.
  • Tell me about a problem or issue you needed to resolve. How did you apply your problem-solving skills and creativity? Describe the steps involved.
• Pro-active thinking
  • Tell me about a time that you undertook a course of study, on your own initiative, in order to improve your work performance?
  • Tell me about initiatives you've taken to improve procedures at work. Were they successful, and what would you do differently now, if anything?
  • What organizational problems did you try to solve that were not specifically related to your job responsibilities?
  • Tell me about a situation for which you used your initiative to solve a difficult problem and management's reaction was negative. How did you handle that?
  • If you took this job, how would you determine whether changes needed to be made? How would you go about introducing your ideas for change?
• Attention to detail
  • Describe a situation where you had the option to leave the details to others or you could take care of them yourself. What did you finally do?
  • Do you prefer to work with the "big picture" or the "details" of a situation? Give me an example of an experience that illustrates your preference.
  • Have the jobs you held in the past required little attention, moderate attention, or a great deal of attention to detail? Give me an example of a situation that illustrates this requirement.
  • What steps would you take to clarify unclear information, or instructions with regard to your work?
• Complementary Questions – Effectiveness
• Self motivated/Self starter
  • How are you supervised in your current role?
  • Where do you get ideas? What do you do with them?
• Adaptable/Flexible
  • What strategies have you used in order to allow for unexpected changes in your work plans?
  • Describe how you have had to reinvent yourself and your skill set in order to meet the company's changing needs
  • Give me an example of how you were able to adapt to an unexpected and unwanted change in your organization
  • Tell me about a time when your boss presented you with a task that was unrelated to your job in a very difficult period for you in terms of workload. What did you do?
• Resilience/Stress tolerance
  • Give me a few examples of situations that create high levels of stress for you on the job. What strategies have you used to deal with such occurrences?
  • What strategies have you used to avoid getting burned out or feeling overloaded?
  • How would you evaluate your tolerance for significant and unrealistic pressure from senior management? Give me some examples when this occurred and how you managed the problems this created.
• Tenacity
  • Describe a situation when you had to overcome a number of obstacles to achieve an objective.
  • Tell me about a particular work-related setback you have faced. How did you deal with it?
  • When have you seen your tenacity or resilience really pay off in a professional setting? What was the outcome?
• Ambition
  • What are your long-term goals or career plans?
  • When did you last review and update your long-term career goals? What influenced this reevaluation? What specific changes did you make and why?
  • How have you measured your personal career success to date?
  • What would you say is the most important thing you're looking for in a job? What gives you the impression that we could provide it?
  • What important goals have you achieved in the past year?
  • Why should we hire you?
• Planning and organization/Time management
  • When you have a lot of work to do, how do you get it all done? Give me an example
  • Describe a time you identified a barrier to your (and or other's) productivity and what you did about it
  • How do you determine what amount of time is reasonable for a task?
  • Tell me about a project that you planned. How did your organize and schedule the tasks? Tell me about your action plan.
  • When has a project or event you organised not gone according to plan? What happened? Why? How did you feel?
• Complementary Questions – Questions for Manager Roles
• People management and development
  • How do you direct and support less experienced staff? Do you provide feedback during job reviews?
  • Do you participate in the induction and training of new staff?
  • What would you do if you had a subordinate doing their job inefficiently?
• Delegation
  • Do you consider yourself a macro or micro manager? How do you delegate?
  • How do you make the decision to delegate work?
  • Tell us how you go about delegating work?
• Leadership
  • Describe a situation in which you had difficulty getting others to accept your ideas? What was your approach? Did it work?
  • What is the toughest group or person that you have had to get cooperation from? What did you do to get this cooperation?
  • How would your staff and colleagues describe your leadership style?
  • What are the most important values and ethics you demonstrate as a leader? Give me an example of these in practice
  • What role does leadership play for you? How have you demonstrated this?
  • What methods have you used to gain commitment from your team?
  • Describe a time when you have not only been responsible for leading a team of people but for also doing the same job as your team members? How did you juggle/balance your time?
  • Describe a time when you led by example