Política de Conflicto de Intereses
En Birdman apuntamos a tener procesos y relaciones que sean observadas con objetividad, esta es crucial para garantizar la transparencia, ética e integridad de nuestras operaciones comerciales. Buscamos asegurar que todas las decisiones y acciones se tomen en beneficio de la empresa, manteniendo los más altos estándares de integridad, transparencia y ética. En el siguiente documento te compartimos la política vigente sobre el tratamiento de conflicto de intereses personales, con clientes y proveedores, así como el manejo de obsequios y regalos.
El presente documento tiene por finalidad brindar a los colaboradores una comprensión integral sobre qué constituye un conflicto de interés y las situaciones que podrían originarlo. Su contenido es exclusivamente informativo y no reemplaza los procesos formales establecidos por la organización. Todo el personal deberá completar el Formato de Declaración de Posible Conflicto de Intereses de manera obligatoria, tanto si identifican un posible conflicto como si no, a fin de mantener un registro claro, actualizado y conforme a las disposiciones internas.
Alcance
Esta política aplica a todas las personas colaboradoras, incluyendo personal permanente, temporal, consultores, prestadores de servicios, miembros del consejo directivo y cualquier otra persona que represente o actúe en nombre de la organización.
Definiciones
Conflicto de intereses: Un conflicto de interés se produce cuando los intereses personales de un empleado interfieren o podrían interferir con la capacidad del empleado para tomar decisiones imparciales y objetivas en el mejor interés de la empresa. Estos pueden ser:
- Reales: el conflicto está presente actualmente.
- Potenciales: puede surgir en el futuro.
- Percibidos: un tercero podría razonablemente interpretar que existe un conflicto, aunque no lo haya.
Intereses personales: Cualquier interés financiero, profesional o personal que pueda influir en el juicio o la toma de decisiones del empleado en el ámbito laboral.
Relaciones personales: Incluye cualquier relación cercana con familiares, amigos, o asociados comerciales que pueda afectar la imparcialidad en la toma de decisiones.
Regalos y Favores: Cualquier obsequio, entretenimiento, o favor que pueda influir en la capacidad del empleado para tomar decisiones objetivas en nombre de la empresa.
Información Confidencial: Datos o información que no está disponible al público en general y que el empleado ha adquirido en el curso de su empleo, y cuya divulgación o uso indebido podría crear un conflicto de interés.
Beneficio Personal Indebido: Obtener un beneficio personal indebido, directo o indirecto, a expensas de la empresa, a través de la posición laboral del empleado.
Ejemplos ilustrativos de conflictos de interés
- Tener una participación económica en una empresa proveedora, cliente o competidora.
- Contratar, supervisar o evaluar a familiares directos o parejas.
- Aceptar regalos, favores o beneficios personales de terceros con relación comercial con la empresa.
- Utilizar información confidencial o recursos de la empresa para beneficio personal o de terceros.
Obligación de Declaración
Todos los colaboradores deberán completar una Declaración de Conflicto de Interés al momento de su ingreso y actualizarla anualmente o cuando surja una nueva situación relevante.
La omisión, falsedad o negligencia en esta declaración será considerada una falta grave.
Normas generales de conducta
- Todos los empleados deben de proporcionar información precisa y completa a clientes y proveedores
- Evitar la ocultación de información relevante y garantizar la veracidad en todas nuestras comunicaciones
- Todos los empleados debemos de identificar y revelar a su jefe directo y a RH cualquier situación que pueda dar lugar a un conflicto de intereses.
- Abstenerse de participar en actividades que puedan afectar negativamente a la imparcialidad de las decisiones de negocio.
- Todos los clientes y proveedores deben ser tratados con respeto y equidad, independientemente de su tamaño o influencia.
Confidencialidad
Toda información relacionada con la declaración, evaluación y resolución de conflictos será manejada con la más estricta confidencialidad. Siguiendo nuestro reglamento interno, código de conducta, aviso de privacidad.
Comité de Conflicto de Intereses
El comité debe estar integrado por miembros de diferentes áreas para garantizar objetividad y diversidad de perspectivas. No debe estar compuesto exclusivamente por personal del área jurídica o de cumplimiento. Deberá participar representación del área Funcional, Recursos Humanos, Alta Dirección y Testigo.
Cualquier persona participante del comité deberá cumplir con las siguientes cualidades:
- Integridad personal y profesional reconocida.
- Compromiso con los principios de transparencia y ética.
- Capacidad de análisis y juicio equilibrado.
- Disposición para manejar información confidencial de forma responsable.
- No estar en situación de conflicto con los casos que deban ser evaluados.
Sanciones
El incumplimiento de esta política será sancionado conforme al reglamento interno de trabajo, pudiendo derivar en acciones disciplinarias, civiles o penales según la gravedad del caso.
Normas específicas de conducta
Relación con proveedores
- La selección de nuestros proveedores debe ser basada en criterios objetivos y transparentes
- Evitar preferencias injustas o favoritismo
- Evitar practicas comerciales desleales o coercitivas
- Evaluar constantemente el desempeño de los proveedores para garantizar la calidad y ética empresarial.
Recepción de Regalos y Obsequios de Proveedores
- Entendemos como regalos u obsequios cualquier objeto físico, servicio o invitación.
- En Birdman se permite la aceptación de regalos de valor nominal o simbólico, como artículos promocionales de bajo costo (menos de 20 usd).
- Los empleados deben informar inmediatamente a su supervisor sobre cualquier regalo recibido.
- Los empleados no deben aceptar regalos, obsequios o gratificaciones de proveedores que tengan un valor significativo o que pueda influir en sus decisiones comerciales.
- Si se recibe un regalo que no cumple con las normas de la empresa, se debe devolver al proveedor con una explicación sobre la política interna.
- Todo obsequio como canastas de regalo, botellas, tarjetas de regalo (giftcard), invitaciones a eventos de entretenimiento, artículos tecnológicos que superen 20usd que son obsequios que puedan beneficiar a un grupo de empleados, estos deben ser compartidos de manera equitativa y transparente (Recompensas, rifas, etc.)
Relaciones interpersonales
Un conflicto de interés por relaciones interpersonales ocurre cuando la existencia de vínculos personales (familiares, sentimentales, amistosos o de otra índole significativa) podría interferir, o percibirse que interfiere, en la objetividad y profesionalismo de una persona en el ejercicio de sus funciones. Esto incluye cualquier situación en la que las decisiones laborales puedan beneficiar directa o indirectamente a personas cercanas, o influenciarse por vínculos emocionales.
Se consideran relaciones sensibles, entre otras, las siguientes:
- Familiares directos: padres, hijos, hermanos, cónyuge o pareja de hecho.
- Familiares por afinidad: suegros, cuñados, hijastros.
- Parejas sentimentales (aunque no convivan).
- Amistades estrechas o relaciones que conlleven lealtades personales significativas.
- Relaciones pasadas con implicaciones actuales (ej. ex-parejas con las que se colabora directamente).
- Relaciones que puedan derivar en coacción, favoritismo, represalias o trato desigual.
Situaciones Comunes de Riesgo
- Supervisión directa o evaluación del desempeño de personas con las que se tiene una relación significativa.
- Participación en procesos de contratación, promoción o asignación de beneficios relacionados con dichas personas.
- Influencia en decisiones estratégicas, presupuestarias o disciplinarias donde intervenga alguien con quien se mantiene una relación estrecha.
- Ocultamiento de una relación para evitar reasignaciones o cuestionamientos.
- Percepción de trato preferencial o favorecimiento por parte de terceros.
Lineamientos Específicos
- Declaración obligatoria: toda relación interpersonal relevante debe ser declarada en el formato correspondiente, ya sea preexistente o surgida durante la relación laboral.
- Abstención de decisiones: quien mantenga una relación interpersonal con otro miembro del equipo debe abstenerse de participar en decisiones laborales que lo involucren.
- Reasignación de responsabilidades: la empresa podrá reasignar tareas o modificar estructuras jerárquicas para evitar conflictos o sesgos.
- Confidencialidad y discreción: se espera que las relaciones personales se mantengan fuera del entorno profesional inmediato para preservar la neutralidad y el clima laboral.
Todo lo no descrito en la política será resuelto por el área de HR junto con el jefe directo y/o Dirección General
Cumplimiento y Revisión
Esta política se revisará y actualizará periódicamente para garantizar su relevancia y eficacia. Es indispensable para todos los empleados familiarizarse con esta política y a contribuir activamente a su cumplimiento
Si tienes dudas al respecto sobre esta política contacta al equipo de HR para orientarte sobre esta política.
Entiendo y acepto el seguir y acatar la política de conflicto de intereses.
Fecha, Nombre y Firma
Última actualización: 10/06/2025